Consolidated Procurement dan Framework Agreement

24 Mar

Konsep value analysis dan value engineering sama halnya dengan proses kehidupan. Hal abadi dalam kehidupan adalah perubahan. Wajib untuk selalu sadar mau dibawa kemana perubahan itu terjadi. Demikian juga dengan pengadaan barang/jasa pemerintah. Proses yang saat ini ada harus terus di analisis dan diperbaiki.

    Salah satu caranya adalah memahami 4 elemen penting proses pengadaan barang jasa dalam hubungannya dengan total cost of ownership (TCOO) yaitu acquisition, operational, maintenance, disposal. Keempat area ini perlu didekati dengan pola pikir value for money (VFM). Dimana disetiap elemen kebutuhan diupayakan memiliki add value bukan add cost. Setiap element harus mempunyai manfaat ekonomis yang besar. Elemen tersebut adalah kualitas, kuantitas, tempat, waktu dan harga.

    Tetap menggunakan Procurement
Portfolio Analysis (PPA) ala Krajilc box (lihat: http://samsulramli.wordpress.com/2011/08/08/barangjasa-dan-penyedia-2/) disusun sebuah proses identifikasi kebutuhan barang/jasa. Portfolio ini menggambarkan posisi capital expenditure atau volume pembelian dan tingkat resiko.

    Volume pembelian mafhumnya dinilai dari besaran rupiah yang dibelanjakan kemudian resiko didasarkan pada resiko pengadaan. Resiko pengadaan ditentukan oleh dua hal yaitu ketersediaan penyedia dan barang/jasa karena essensi dari proses pengadaan adalah mencari penyedia dan barang/jasa. (lihat:http://samsulramli.wordpress.com/2011/08/08/barangjasa-dan-penyedia-2/)

Barang/jasa leverage meskipun dari sisi volume pembelian besar namun tingkat resiko pengadaan kecil. Untuk itu barang/jasa laverage menggunakan pola pengadaan dan kontrak jangka pendek, penggerak utamanya adalah harga.

    Kedua barang/jasa routine yang kunci penggeraknya adalah Cost of Acquisition sehingga nilai tambah dari pengadaan barang/jasa routine adalah menghemat biaya proses mendapatkannya. Pada posisi ini tingkat resiko pengadaan dan pembiayaan hampir setara. Rutinitas pemakaian menuntut rutinitas pengadaan, sehingga persentase biaya akuisisi akan bertambah besar apabila pembelian dilakukan dengan jangka pendek.

    Untuk barang/jasa bottleneck volume pembelian boleh jadi terbatas namun resiko pengadaannya besar. Sehingga kelangkaan barang/jasa harus diantisipasi dengan inventory management yang tepat.

    Barang/jasa critical strategic yang menjadi faktor kunci adalah TCOO. Resiko pengadaan dan volume pembelian untuk barang/jasa ini terbilang tinggi. Untuk itu unsur-unsur acquisition, operational, maintenance, disposal menjadi perhatian utama.

Identifikasi karakteristik kunci dari barang/jasa akan sangat membantu upaya peningkatan efisiensi dan efektifitas pengadaan barang/jasa. Demikian juga dalam menerapkan consolidated procurement (CP). Konsep agregasi/konsolidasi pengadaan ini antara lain bertujuan:

  • Mengurangi dan/atau standarisasi biaya atau harga.
  • Meningkatkan non-price value
  • Menghindari pengulangan proses pengadaan untuk item yang sama atau sejenis.
  • Memperbesar dampak kebijakan pengadaan khususnya pelestarian lingkungan.
  • Memperbesar kesempatan usaha kecil untuk menjadi bagian atau bermitra dengan usaha non kecil dalam mengakses pengadaan barang/jasa pemerintah.

Seperti prinsip Pareto yang membagi sebab dan akibat dalam sebuah proses agregasi dengan hukum 80:20. Bahwa 80% sebab diakibatkan oleh 20% atau sebaliknya. Secara sederhana dari sekian banyak paket pengadaan mestinya hanya 20% saja yang ditangani secara khusus. Sedangkan 80%-nya ditangani dengan cara yang standar dan generik.

Bila dikaitkan dengan PPA semestinya barang/jasa leverage dan routine dapat diefisienkan dengan CP. Meskipun untuk bottleneck tidak menutup kemungkinan juga untuk diterapkan. Hanya saja hampir 80% pengadaan barang/jasa pemerintah dari sisi paket pekerjaan berada diarea leverage dan routine.

    Leverage yang kuncinya adalah harga terendah kemudian routine kuncinya efisiensi biaya akuisisi dapat dikonsolidasikan dengan framework agreement (FA). Konsep framework Agreement yang kita pahami selama ini belum sepenuhnya tepat. Mazhab P54/2010 agak membingungkan. Pada pasal 50 ayat 5 diperkenalkan kata framework yang disebut Framework Contract dan dipahami kemudian dengan Kontrak Payung. Padahal terminologi Kontrak Payung yang bila kita sinonimkan sama dgn Umbrella Contract bukan Framework Agreement.

    Pasal 53 ayat 3 kemudian dijelaskan bahwa Kontrak Payung (Framework Contract) merupakan Kontrak Harga Satuan antara Pemerintah dengan Penyedia Barang/Jasa yang dapat dimanfaatkan oleh K/L/D/I, dengan ketentuan sebagai berikut salah satunya diadakan untuk menjamin harga barang/jasa yang lebih efisien, ketersediaan barang/jasa terjamin dan sifatnya dibutuhkan secara berulang dengan volume atau kuantitas pekerjaan yang belum dapat ditentukan pada saat Kontrak ditandatangani.

Melihat ketentuan diatas  maka Framework Contract (FC) merupakan salah satu strategi CP. Namun apakah benar ini adalah FA? Agreement atau persetujuan atau kesepakatan meskipun secara harfiah sama dengan  perjanjian namun belumlah sebuah contract. Agreement berfungsi melingkupi kepentingan yang lebih besar, dapat terdiri dari beberapa kontrak didalamnya dan tidak mempunyai kekuatan hukum sekuat contract. Sehingga FA disamakan dengan FC menjadi kurang tepat. Terkecuali dibuat definisi khusus bahwa kontrak dalam ruang lingkup framework dipahami sebagai agreement, meski agak rancu jadinya.

Sedikit tentang umbrella contract (UC). UC adalah Kontrak payung yaitu satu kontrak yang ditandatangani oleh lembaga yang mengeluarkan dokumen penawaran atas nama semua peserta. Biasanya ini dilakukan untuk barang/jasa bersifat lintas unit kerja atau dalam wilayah yang luas. Atau boleh juga disebut dengan kontrak yang tersentralisasi. Kebutuhan barang/jasa disusun berdasarkan prinsip Pareto atau trend pembelian tahun sebelumnya. Karena sifatnya kontrak maka mengikat pada harga satuan yang tetap dalam sebuah pagu indikatif. Item harga tetap biasanya ditinjau setiap tahun dan disesuaikan berdasarkan belanja sebenarnya pada tahun sebelumnya.

Jadi hanya ada satu kontrak sedangkan order dalam bentuk yang sederhana yaitu memberitahukan permintaan kepada pemasok. Dalam format ini juga dapat digunakan kartu pembelian semacam kartu kredit dilengkapi dengan fitur kuota pemesanan. Praktek semacam ini umum dibeberapa negara seperti  Australia dengan Government Purchase Cards-nya, bahkan MasterCard memberikan layanan purchase card untuk pemerintahan.

Kembali ke topik tentang FA. Memahami FA perlu didekati dengan pemahaman karakteristik barang/jasa. Secara kasat mata FA berusaha mengikat pada harga saja. Sebenarnya lebih dari itu FA yang baik adalah berusaha mengikat pada kualitas dalam komponen VFM. Harga dalam FA tidak mesti fix seperti yang ada pada FC kendaraan bermotor misalnya. Kemudian bukan pula hanya berorientasi pada kuantitas (baca:dari sisi merk).

FA dapat diwujudkan antara satu penyedia atau beberapa penyedia, untuk satu barang/jasa atau beberapa barang/jasa. Beberapa hal yang harus diaplikasikan dalam FA adalah standar kualitas, waktu pengiriman, harga satuan, eskalasi harga, pembayaran dan minimum pemesanan.

Untuk FA yang melibatkan banyak penyedia untuk satu atau beberapa jenis barang/jasa pembelian dapat dilakukan secara langsung atau kerap kita sebut dengan e-purchasing. Pembeli telah menetapkan spesifikasi mengikat kepada satu merk atau produk.

Namun ketika penyedia menetapkan spesifikasi performance tanpa menyebutkan merk sementara spesifikasi tersebut diperkirakan dapat dipenuhi oleh beberapa penyedia dalam FA maka dapat dilakukan mini competition.

Mini competition secara mekanisme hampir mirip pelelangan namun sifatnya hanya diikuti oleh penyedia yang berada dalam FA. Dengan cara ini pembeli dapat menentukan penyedia mana saja yang dapat mengikuti mini competition sesuai dengan ketersediaan spesifikasi yang dibutuhkan. Penyedia dipacu untuk menawarkan harga yang betul-betul kompetitif untuk memenangkan kompetisi.

FA yang melibatkan satu penyedia dengan satu produk maka mini competition tidak dapat diterapkan. Namun dalam posisi demikian bukan berarti seluruh entitas membeli barang/jasa dengan harga yang fix. Harga tentu akan menyesesuaikan dengan kuantitas pembelian dan tambahan spesifikasi diluar spesifikasi standar yang disepakati dalam FA. Sementara itu tambahan spesifikasi juga dapat dijadikan bagian dalam FA sehingga harga tertinggi tetap dalam ruang lingkup FA.

Masih sangat luas penggalian tentang FA dalam kerangka CP. Orientasinya pada peningkatan efisiensi proses pengadaan dan harga tanpa mengabaikan efektifitas kualitas, kuantitas, waktu dan tempat. Setidaknya artikel ini dapat menjadi trigger untuk membuka diskusi panjang tentang Consolidated Procurement dan Framework Agreement.

About these ads

4 Tanggapan to “Consolidated Procurement dan Framework Agreement”

  1. Heldi Yudiyatna Maret 24, 2012 at 1:59 pm #

    Mantap!!! sudah habis dilahap kayanya guidance notes dari mr rob :)

  2. samsulramli Maret 24, 2012 at 8:40 pm #

    Belum Kang ini baru permulaan semoga masih diberi kesempatan untuk membahasa lanjutannya…:D ayo kang bikin versi Kang Heldi juga…

  3. Rahfan Mokoginta Maret 24, 2012 at 9:07 pm #

    Makasih Om, dapat kuliah gratis ISP3 :)

  4. samsulramli Maret 24, 2012 at 9:10 pm #

    Hanya ingin menulis sebagian kecil dari yang bisa ditangkap dari program Mas… tks sudah bersedia membaca ya..:)

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s

Ikuti

Get every new post delivered to your Inbox.

Bergabunglah dengan 3.294 pengikut lainnya.

%d bloggers like this: