Apa Perlu Jaminan dalam Pengadaan?

12 Apr

Artikel ini boleh dibilang sekuel dari artikel Apa Perlunya Jaminan Penawaran Asli yang dipancing Kang Heldi melalui artikel Jaminan Penawaran L-4 (Kalrifikasi Lagi… Lagi… Lagi & Lagi…) . Ini tidak lain dari sebuah upaya value analysis dan value engineering dari sebuah proses pengadaan untuk menuju hal yang lebih baik.

Seperti yang telah terjelaskan dalam artikel Apa Perlunya Jaminan Penawaran Asli, jaminan dalam pengadaan adalah surety kemudian sertifikatnya dinamakan surety bond. Dan sifat jaminannya adalah assurance.

Kapan sebuah proses pengadaan memerlukan surety bond atau mudahnya kita sebut surat jaminan? Jawaban yang didapat pastilah seluruh proses pengadaan. Karena dalam P54/2010 menyebutkan dengan tegas tentang jaminan. Pada proses pemilihan penyedia ada yang disebut jaminan penawaran. Pada proses kontrak ada jaminan pelaksanaan dan/atau jaminan uang muka. Pada proses handover ada jaminan pemeliharaan.

Namun pertanyaan mendasarnya adalah apakah semua pengadaan barang/jasa non konsultansi memerlukan jaminan? Ternyata jawabannya dalam tujuan ideal proses pengadaan yang baik adalah tidak. Semakin minimal jaminan yang ada dalam proses pengadaan menandakan sistem pengadaan barang/jasa semakin baik. Artinya resiko-resiko yang melingkupi proses pengadaan seperti resiko penyedia mengundurkan diri pada saat memasukkan penawaran, resiko wanpretasi dalam pelaksanaan, handover maupun pemeliharaan semakin kecil. Mungkinkah hal ini terjadi, khususnya di Indonesia? Jawabnya mungkin saja karena semestinya kondisi ideal inilah yang harus selalu menjadi misi perbaikan sistem pengadaan.

Perbaikan yang urgen dilakukan saat ini adalah perbaikan sistem sourcing baik itu supplier ataupun product/service sourcing. Dengan supplier sourcing yang baik misal mampu melakukan vendor rating yang akurat maka dengan sendirinya penyedia yang berada dibawah standar akan secara alamiah tersingkir dari persaingan. Dan pengadaan barang/jasa pemerintah diisi dan dilaksanakan oleh penyedia-penyedia yang qualified dan terjamin dengan sendirinya dalam sisi trust dan kinerja.

Starting point yang paling tepat memulai langkah ini adalah, seperti yang diungkapkan Kang Heldi melalui artikel Jaminan Penawaran L-4 (Kalrifikasi Lagi… Lagi… Lagi & Lagi…), melalui peningkatan kualitas dan peran Unit Layanan Pengadaan (ULP). ULP harus dapat dijadikan Center of Excellent pengadaan.

Dalam buku Purchasing and Supply Chain Management;Monczka, Trent and Handfield, mata rantai yang putus dalam proses pengadaan di Indonesia adalah evaluasi proses pengadaan. Sekecil apapun interaksi penyedia dengan pengadaan akan menjadi input bagi sistem supplier sourcing.

Sehingga setiap proses evaluasi kualifikasi dan kinerja atau kepatuhan terhadap kontrak akan dijadikan input dalam evaluasi atau penilaian bagi penyedia, untuk paket manapun yang akan diikuti. Sementara saat ini prakteknya setiap paket pekerjaan, bahkan paket pengadaan, adalah proses yang terpisah. Disinilah hilangnya add value (nilai tambah) yang sangat besar bagi efektifitas dan efisiensi proses pengadaan.

Lemahnya sistem sourcing membawa dampak pada rendahnya kepercayaan para pihak terhadap sebuah proses pengadaan yang terbuka, transparan, bersaing, adil tidak diskriminatif dan akuntabel. Kondisi ini terlihat jelas dengan ketergantungan pengadaan terhadap berbagai jaminan (bond).

Okelah sekarang kita kembali berpijak pada kondisi yang riil saat ini bahwa jaminan masih diperlukan. Pertanyaan selanjutnya yang juga urgent untuk dijawab adalah apakah sistem jaminan selama ini menjadi add value bagi proses pengadaan yang baik atau malah menjadi add cost? Add Cost disini dalam artian bertambahnya beban terkait pencapaian value for money (VFM) yaitu tepat kualitas, kuantitas, tempat, waktu dan harga seperti yang dibahas dalam artikel Consolidated Procurement dan Framework Agreement. Sebelum terjawab ada baiknya dilihat beberapa hal yang mengemuka terkait jaminan ini.

Nilai Jaminan

    Nilai-nilai yang ditetapkan terkait jaminan sangat sedikit sekali dipertanyakan. Padahal essensi jaminan adalah mencover kerugian yang dapat terjadi apabila terjadi kegagalan dalam proses. Jaminan penawaran misalkan, P54/2010 menyebutkan bahwa nilainya adalah 1% s/d 3% dari nilai paket atau Harga Perkiraan Sendiri (HPS). Apakah nilai sebesar ini sudah sebanding dengan resiko biaya yang ditanggung akibat dari penyedia mengundurkan diri saat akan tanda tangan kontrak dan kemudian lelang gagal?

    Ingat resiko biaya yang dimaksud bukan hanya tentang price. Dimana didalam cost terdapat komponen kualitas, kuantitas, tempat, waktu dan harga. (artikel: barang/jasa dan penyedia). Selama ini lelang gagal dianggap hal yang biasa padahal, kalau dikonversikan dalam nilai biaya, semakin banyak waktu yang diperlukan dalam proses pengadaan maka akan menambah biaya.

    Kemudian akan cukupkah nilai 1%-3% menutup kerugian menurunnya kualitas pekerjaan karena masa pelaksanaan pekerjaan tersedot oleh masa pelelangan yang diperpanjang akibat lelang ulang. Dan masih banyak lagi potensi kerugian biaya yang harus dicover oleh sebuah jaminan penawaran yang nilainya sudah ditetapkan. Ini belum terhitung kalau nanti ternyata jaminan penawaran tidak bisa dicairkan!

    Masih tentang nilai. Apakah nilai 5% jaminan pelaksanaan itu sudah sebanding dengan kerugian biaya yang diakibatkan oleh tidak diselesaikannya pekerjaan tepat pada waktunya atau tepat kualitas atau tepat kuantitasnya? Apalagi dengan jaminan pemeliharaan yang nilainya juga 5%! Apakah sebanding nilainya apabila ternyata dalam masa pemeliharaan penyedia mangkir kemudian kerusakan hasil pekerjaan terjadi? Jaminan = cost!

Beban Biaya Jaminan

Percaya tidak percaya persyaratan pembuatan jaminan bukanlah beban penyedia sebenarnya. Biaya jaminan pada kenyataannya adalah beban pemerintah sebagai user dan sama sekali bukan beban penyedia. Biaya jaminan sebenarnya telah diperhitungkan oleh penyedia ketika menyusun dokumen penawaran. Ini artinya beban biaya jaminan sudah merupakan satu kesatuan dalam harga penawaran dan dikonversi dalam kualitas pekerjaan.

Ilustrasi sederhananya, anggap jaminan penawaran maksimal 3%. Maka nilai 3% itu akan dimasukkan penyedia dalam penawarannya. Tidak perlu kita singgunglah tentang HPS karena yang ahli dalam hal barang/jasa pastilah penyedia bukan user. Lagipula yang namanya HPS adalah perkiraan yang bisa sangat berbeda dengan kondisi pasar. Nah, ketika penyedia berhasil lolos sebagai pemenang dan menandatangani kontrak pada dasarnya saat itu penyedia sudah mengantongi profit akibat tidak dicairkannya jaminan sebesar 3%. Jaminan = cost!

Proses Konfirmasi dan Pencairan

Satu hal lagi yang harus jadi pertimbangan terkait jaminan, yaitu tentang proses. Sekali lagi contohnya jaminan penawaran. Seberapa penting kita perlu memastikan bahwa jaminan sah dan dapat dicairkan melalui proses konfirmasi kepada penerbit?

Dari sisi user tidaklah penting proses konfirmasi ke penerbit. Karena setiap jaminan yang disampaikan adalah tanggungjawab penyedia untuk memastikan jaminan dapat dicairkan, bukan pembeli/user. Apabila jaminan ditolak oleh penerbit atau tidak bisa dicairkan, seharusnya kewajiban itu kembali ke penyedia. Artinya penyedia harus membayar sebesar nilai jaminan penawaran.

Hanya saja karena nilai jaminan penawaran sangatlah kecil dibandingkan dengan cost yang harus ditempuh untuk pencairan atau penagihan kepada penyedia maka jarang proses hukum ditempuh. Jaminan = cost!

    Dari ketiga hal tersebut jelas bahwa jaminan menjadi add cost bagi proses pengadaan. Di area kultur yang masih kental taat aturan (baca: Taat Aturan dan Sadar Hukum) dimana semua hal yang jelas itu harus dirincikan, maka proses yang ada harus terus di analisa dan diperbaiki seiring perkembangan kultur dan karakteristik stakeholdernya.

    Solusi sementara untuk saat ini khusus tentang proses konfirmasi dan klarifikasi jaminan adalah penambahan klausul dalam dokumen pengadaan yang menyebutkan kewajiban penyedia secara hukum untuk memastikan nilai jaminan bisa dicairkan. Apabila sertifikat jaminan gagal cair maka penyedia harus menanggung resikonya baik dengan mengganti senilai jumlah jaminan dan dimasukkan daftar hitam (blacklist). Klausul ini akan melepaskan pokja ULP terhadap kewajiban konfirmasi dan klarifikasi serta gagal cair. Tepat seperti yang diungkapkan Kang Heldi dalam Jaminan Penawaran L-4 (Kalrifikasi Lagi… Lagi… Lagi & Lagi…).

    Pertanyaan kecil yang akan muncul adalah apakah dokumen pengadaan/pemilihan memiliki kekuatan hukum yang mengikat penyedia sementara kontrak belum terjadi? Jawabannya adalah ya! Dokumen pengadaan adalah merupakan agreement/kesepakatan yang mengikat ketika penyedia mengirimkan penawaran, sama seperti surat pernyataan mengikuti hingga akhir dan lainnya. Sependapat dengan Kang Heldi tentang ini.

    Dengan asumsi seperti ini apabila terjadi klausul yang mengakibatkan dicairkannya jaminan penawaran, maka sangsi bagi penyedia apabila jaminan tidak bisa dicairkan adalah sangsi blacklist dan pembayaran sebesar nilai jaminan.

    Bagian menarik dari memperkecil resiko biaya yang diakibatkan oleh jaminan adalah memberlakukan sangsi blacklist dengan konsisten seperti yang berlaku dalam best practice pengadaan secara internasional. Yaitu pada saat penyedia mendapatkan sangsi blacklist maka seluruh paket pekerjaan yang terkait pemerintahan baik yang belum dan sedang berlangsung dihentikan. Termasuk sangsi mengikat pada pengurus dan perusahaan dalam ruang lingkup yang sangat luas. Dengan demikian mestinya cukup dengan blacklist saja resiko kegagalam proses pemilihan penyedia, pelaksanaan ataupun pemeliharaan dapat diminimalisir.

    Dan tentang cita-cita suatu saat pengadaan kita tidak memerlukan jaminan menjadi kenyataan. Supplier data sourcing yang akurat akan membentuk penyedia yang profesional, ditambah lagi dengan sangsi yang benar-benar dapat membebani penyedia-penyedia nakal. Kapan ini bisa diwujudkan? Seperti yang diungkapkan kang Heldi mengutip kalimat Rob Thompson, procurement specialist dari UK, “So May be we can’t do it right now, but we know what we need to do“.

4 Tanggapan to “Apa Perlu Jaminan dalam Pengadaan?”

  1. thomaspm April 12, 2012 at 4:53 pm #

    To develop procurement knowledge and expertise rooted from Indonesian productive culture.

  2. samsulramli April 13, 2012 at 10:34 am #

    thank’s Pak Thom..:)

  3. doddy dwi rakhman April 15, 2013 at 1:22 pm #

    apakah jaminan pemeliharaan wajib diberikan menurut perpres no 70 tahun 2012?

  4. samsulramli April 15, 2013 at 7:38 pm #

    Jaminan pemeliharaan wajib bagi jasa konstruksi atau jasa lainnya yang membutuhkan pemeliharaan…. Pasal 71 ayat 1

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s

Ikuti

Get every new post delivered to your Inbox.

Bergabunglah dengan 3.163 pengikut lainnya.

%d bloggers like this: